Uluslararası Yönetim Sistemleri Standartları
ISO Belgelendirme
ISO Nedir? Uluslararası Standartların Kurumsal Önemi
ISO (International Organization for Standardization), küresel düzeyde geçerli teknik normları ve endüstriyel kılavuzları belirleyen Uluslararası Standardizasyon Örgütü’dür.
Dünyanın en köklü ve en büyük hükümet dışı kuruluşlarından biri olan ISO’nun temelleri, 1946 yılında Londra’da 25 ülkeden 65 delegenin uluslararası standardizasyonun geleceğini şekillendirmek üzere bir araya gelmesiyle atılmıştır. Teşkilat, resmi faaliyetlerine 1947 yılında 67 farklı teknik komite ile başlamıştır.
ISO, temelde iş dünyasının verimliliğini, güvenliğini ve sürdürülebilirliğini artıracak küresel standartlar geliştirmeye odaklanır. Geliştirilen bu uluslararası standartlar enerji, lojistik, bilgi teknolojileri ve sağlık gibi çok geniş bir sektörel yelpazeyi kapsar. Ancak kurumun tüm dünyada en çok tanınan ve iş dünyasında en yaygın uygulama alanına sahip olan yapı taşları, yönetim sistemleri standartları ailesidir.
Bu standartlar arasında küresel pazarda en çok kabul gören ve işletmelerin kurumsal prestiji için temel gereksinim haline gelen sistem, güncel versiyonu ile ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardıdır. ISO 9001, bir şirketin operasyonel süreçlerini uluslararası kriterlere göre optimize ettiğini ve müşteri memnuniyetini sürdürülebilir kıldığını kanıtlayan en güçlü belgedir.
ISO, onlarca yıllık köklü geçmişi ve küresel ölçekteki operasyonel başarısı sayesinde bugün dünyanın en prestijli ve lider standardizasyon kuruluşu unvanına sahiptir. Bu otoriter kurum tarafından yayınlanan kılavuz ve kriterler, dünya genelindeki birçok ülke tarafından doğrudan ulusal mevzuat standardı olarak kabul edilerek yürürlüğe alınmaktadır. Dolayısıyla, bir işletmenin ISO standartlarına uygun olarak belgelendirilmesi, yalnızca yerel pazarda değil, sınır ötesi tüm ticari faaliyetlerde evrensel bir güvenilirlik, şeffaflık ve operasyonel mükemmellik nişanesi olarak kabul görür.
ISO Belgesi Nedir? Uluslararası Yönetim Sistemleri
En baştan belirtmek gerekir ki; teknik olarak tek başına genel bir “ISO Belgesi” veya “ISO Sertifikası” diye bir kavram bulunmamaktadır. Bu ifade, iş dünyasında ve küresel pazarda en yaygın kullanılan yönetim sistemi olan ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesini tanımlamak için yerleşik bir sektörel terim haline gelmiştir.
Aslında ISO, işletmelerin kurumsal yapılarını optimize etmeleri için farklı odak noktalarına sahip birçok yönetim sistemi standardı yayınlamıştır. Bu standartların tamamı benzer bir yüksek seviyeli yapıya (High-Level Structure) sahiptir ve şirketlerin belirli kurumsal hedeflere ulaşmasını amaçlar. Günümüzde uluslararası ticarette en çok aranan ve küresel ölçekte ulusal standart olarak kabul gören temel ISO yönetim sistemleri şunlardır:
ISO 9001:2015
Kalite Yönetim Sistemi: Şirketlerin genel operasyonel süreçlerini, müşteri memnuniyetini ve sürdürülebilir kaliteyi garanti altına alan temel iş standardıdır.
ISO 14001:2015
Çevre Yönetim Sistemi: Faaliyetlerin çevreye olan etkilerini minimize etmeyi, yasal mevzuata uyumu ve kaynak verimliliğini hedefleyen standarttır.
ISO 22000:2018
Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi: Tarladan sofraya tüm gıda zincirinde tehlikelerin analiz edilmesini ve güvenli gıda üretimini sağlayan uluslararası normdur.
ISO 45001:2018
İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi: İş kazalarını önlemek, meslek hastalıklarını azaltmak ve güvenli bir çalışma ortamı yaratmak için tasarlanmıştır.
ISO Belgesi Nasıl Alınır? ISO Belgesini Kim Verir?
Uluslararası standartlara uygun bir yönetim sisteminin kurulması ve belgelendirilmesi süreci
Teorik Süreç
Yukarıda bahsettiğimiz ISO standartlarına dayalı bir yönetim sistemi belgesini, hangi ülkede bulunursa bulunsun kesinlikle her işletme alabilir. Bu sertifikayı almak için bir belgelendirme kuruluşuna başvuru yapılması gerekir. Resmi denetim sürecinin başarıyla tamamlanması ve denetim sırasında tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesinin ardından, işletmenizdeki yönetim sisteminin ilgili ISO standartlarına tam uyum sağladığını onaylayan resmi belgenizi teslim alırsınız.
Gerçek Pratik
Ancak bu durum madalyonun sadece teorik kısmıdır; pratik süreç çok daha karmaşıktır. Genellikle her şey ISO standartlarına uygun bir yönetim sistemi belgesi alma kararı ile başlar. Fakat tam bu noktada zorluklar kendini gösterir. Çünkü yasal mevzuatlar gereği, denetimi yapacak olan belgelendirme kuruluşunun yönetim sisteminin kurulması veya denetim hazırlıkları hakkında kurumlara danışmanlık yapma yetkisi kesinlikle yoktur.
İşte bu noktada INTERCERTIS olarak, belgelendirme sürecindeki tüm adımları hızlı, yasal ve başarılı bir şekilde geçmeniz için profesyonel destek sunuyoruz. Sürecin her aşamasını tam şeffaflıkla yürütebilmeniz adına, uygulanacak iş akışını bir eylem algoritması olarak aşağıda detaylandırdık:
1
Adım 1. Kurumsal Bilgi Toplama ve Analiz
İlk aşamada işletmenize ait temel verileri bir araya getiriyoruz: Faaliyet gösterdiğiniz sektör, şirket lokasyonlarınız, çalışan sayınız, mevcut yönetim şemanız, ana ürün veya hizmet kalemleriniz, şirketinizin geçmişi ve kalite politikaları gibi unsurlar analiz edilir. Toplanacak bilgilerin listesi, belgelendirmek istediğiniz ISO standardının türüne göre değişiklik gösterebilir.
2
Adım 2. Sistem Dokümantasyonu ve Kurumsal Eğitim
Uzman kadromuz, seçilen ISO standardının gerekliliklerine uygun olarak yönetim sisteminizin tüm yasal dokümantasyon altyapısını hazırlamanıza yardımcı olur. Ardından, bu dokümanların işleyiş içinde nasıl kullanılacağı ve sistemin nasıl yürütüleceği konusunda personelinize kapsamlı eğitimler verilir ve uygulama detayları netleştirilir. Bu aşamanın tamamlanma süresi işletmenin ölçeğine göre farklılık gösterir.
3
Adım 3. Doğru Belgelendirme Kuruluşunun Seçilmesi
Yönetim sistemleri konusunda belgelendirme yapmaya yetkili çok sayıda kuruluş mevcuttur. Ancak bu kuruluşlar kurumsal yapılarına göre temelde üç ana gruba ayrılır ve işletmenizin ticari hedeflerine en uygun olanı seçilmelidir:
IAF ve TÜRKAK Akredite Kurumlar
Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) karşılıklı tanıma anlaşması imzacısı olan ve Türkiye’de ulusal akreditasyon kurumu olan TÜRKAK tarafından yetkilendirilmiş en üst düzey prestijli kuruluşlardır.
Alternatif Akredite Kurumlar
IAF imzacısı olmayan, farklı veya bağımsız alternatif akreditasyon birlikleri üzerinden yetkilendirilerek denetim gerçekleştiren kuruluşlardır.
Akreditasyonsuz Kuruluşlar
Henüz herhangi bir resmi akreditasyon kurumu tarafından tescil edilmemiş, genellikle akreditasyon hazırlık sürecinde olan ancak buna rağmen resmi belgelendirme faaliyeti yürütebilen kurumlardır.
4
Adım 4. Başvuru Süreci ve Saha Denetimi
İşletme yapısına uygun kurum seçildikten sonra resmi başvuru yapılır ve belgelendirme prosedürü başlatılır. Sistemin tescil edilmesindeki en kritik ve iş gücü gerektiren aşama, baş denetçilerin firmanızı bizzat ziyaret ederek kurulu sistemi yerinde incelediği saha denetimidir. Denetim sonucunda genellikle bazı uygunsuzluklar, resmi eksiklikler veya sistemi iyileştirmeye yönelik öneriler raporlanır. Bu raporun ardından işletmeye, tespit edilen eksiklikleri tamamen gidermesi için yasal bir süre tanınır.
5
Adım 5. Eksikliklerin Giderilmesi, Onay ve Sertifika Teslimi
Saha denetiminde raporlanan eksikliklerin başarıyla kapatılmasının ardından, belgelendirme kuruluşu nihai değerlendirmeyi yapar, onay kararını verir ve işletmeniz adına uluslararası geçerliliğe sahip ISO Yönetim Sistemi Belgesini düzenleyerek teslim eder. Bu sertifikalar 3 yıl süreyle geçerli olacak şekilde basılır. Ancak sistemin yasal olarak aktif kalabilmesi ve sürekliliğinin kontrolü amacıyla, belgelendirme kuruluşu tarafından her yıl düzenli olarak gözetim denetimlerinin yapılması zorunluluktur.
Hızlı ISO Belgesi Nasıl Alınır? Profesyonel Çözüm Ortağının Rolü
Daha önce de önemle belirttiğimiz gibi, uluslararası standartlara uygun bir ISO belgesi alma süreci çok aşamalı, bürokratik detaylarla dolu ve sektörel deneyimi olmayan işletmeler için oldukça zorlu bir patikadır. Sadece firmanıza en uygun belgelendirme kuruluşunu seçmek bile tek başına ciddi bir sınavdır; çünkü yüzlerce alternatif arasından hangisinin küresel pazardaki hedeflerinize tam uyum sağlayacağını doğru analiz etmeniz gerekir.
Bu karmaşık kurallar, standart maddeleri ve yasal mevzuat labirentinde kaybolmamak için yüksek düzeyde uzmanlık bilgisine ve saha tecrübesine ihtiyaç duyulur. İşte tam bu noktada INTERCERTIS olarak devreye giriyoruz. Profesyonel rehberliğimiz sayesinde, işletmeniz için en doğru, en prestijli ve en kısa yolun seçileceğinden; sürecin sonunda tam olarak ihtiyaç duyduğunuz uluslararası kurumsal tescile sorunsuz bir şekilde ulaşacağınızdan emin olabilirsiniz.
Sektörel Bir Karşılaştırma: Neden Doğrudan Başvuru Değil?
Pek çok işletme haklı olarak şu soruyu sorabilir: “Herhangi bir aracı kurum olmadan doğrudan belgelendirme kuruluşuna gidip bu sertifikayı kendim alamaz mıyım?” Şüphesiz ki bu yasal olarak en doğal hakkınızdır. Ancak durumu hukuki bir örnekle netleştirmek süreci daha iyi anlamanızı sağlayacaktır: Ticari haklarınızı ihlal eden bir rakibinize karşı telif hakkı davası açmak istediğinizi varsayalım. Elbette mahkemeye bizzat başvurabilir ve haklarınızı tek başınıza savunabilirsiniz. Fakat pratik iş dünyasında, bu alanda uzmanlaşmış deneyimli bir avukatın desteği olmadan hareket ettiğinizde, usul hataları veya teknik eksiklikler nedeniyle haklı olduğunuz bir davayı kaybetme riskiniz çok yüksektir. ISO belgelendirmesi de tam olarak böylesine uzmanlık gerektiren profesyonel bir süreçtir.